今回はExcelのデザインについて紹介します。Excelは計算・集計のツールなので、「自分がわかれば良い」と考えがちですが、実は「見やすく・わかりやすく」することに多くのメリットがあります。
今回の内容
・Excelでデザインが重要な理由
・見やすいExcelのデザインのポイント
・代表的なデザイン関連のショートカット
目次
なぜExcelでデザインが重要か
Excelを見やすく・わかりやすく作ることが重要な理由は大きくふたつあります。まず、「相手」にも「自分」にも伝わりやすくなること。そして、その結果としてミスを減らせることです。
Excelでワークした内容を他の人に見せて説明する場合、デザインの重要性は容易に理解してもらえると思います。しかし、Excelのデザインを整えることは、自分自身での確認のためでもあるのです。そして、Excelを見やすくすると間違いに気づきやすくなってミスを減らせるのですね。
デザインを考慮したExcel、考慮していないExcel
デザインを考慮せず作成したExcel
まず、デザインを考慮せずに表を作成してみました（実際にはExcelではなくてPowerPointで作成していますが…）。各年度について①～④の数字を合計するだけの簡単な表です。が、実はこの表にはいくつか間違いがあります。これは簡単な例なので気づく方もいるかもしれませんが、何が間違っているのか一見わかりにくいですね。それから、合計行の赤い文字に目がチカチカするかも…。では、次に見やすく・わかりやすく作成した表を見てみましょう。
デザインを考慮して作成したExcel
いかがでしょう、このように「見やすく・わかりやすく」してみると合計値が誤っている年度があることに一見して気づくのではないでしょうか（例えば、20年度と22年度は小数点第一位に「5」が出てくるはずなのに合計がは整数になっていますね）。このように、少し見やすく・わかりやすくするだけで、Excelの間違いにぐっと気づきやすくなります。
見やすいExcelのデザインのポイント
では、先ほどの表はどうして見やすくなったのでしょうか。特に大事な考え方は「揃える」「必要最低限のコントラストをつける」です。
デザインのポイント① 「揃える」
修正した表ではいろいろなものが「揃って」います。例えば、数字は桁数を揃え、右揃えにしたことで、算数の筆算のように合計しやすくミスに気づきやすくなりました。また、データのフォントはすべて同じに「揃えて」います。このように「揃える」はデザインの基本です。
ちなみに、年度を「FY（Fiscal Year）」で表現しましたが、年度は「中央揃え」になっていますね。今回の表の作りであれば、年度が中央揃えでデータの数字は右揃えで違和感ないかな？と思いますが、データの数字に合わせて年度も「右揃え」にした方が見やすいと考える人もいます。デザインに唯一の正解はありませんので、細かな体裁の作り方や作り手の好みによっても判断に差が出てくるところです。
デザインのポイント② 「最低限のコントラストをつける」
例えば、年度は「FY」とつけてデータではないことを明示した上で、薄いグレーの背景にしました。このようにすることで、年度とデータの行の区別を明確に伝えることができます。また、合計行の上側の罫線は、他の行よりも太い区切り線とし、合計であることが伝わるようにしました。さらに、赤の背景をつけることで、強調したい行であることがより伝わるようにしています。このように「コントラストをつける」ことで、セルの情報の違いや強調したい点が伝わるように工夫しています。
もうひとつのポイントは、コントラストが「最低限」であることです。この表が、赤、緑、青など多数の色をつかっていたらどうでしょうか？実際にやってみるとわかりますが（笑）、とても色がうるさくてどこが大事なのか意識できなくなります。
代表的なデザイン関連のショートカット
前回の記事と同様に、デザイン関連でも役立つショートカットをいくつか紹介します。いずれもとても便利なショートカットですので、知らないものがあれば試してみて下さい。
- 【Shift＋矢印】 選択しながら移動
- 【Shift＋Space】 行の選択（日本語入力中は利用不可）
- 【Ctrl＋Space】 列の選択（日本語入中は利用不可）
- 【Ctrl＋A】 全体を選択
- 【Ctrl＋Alt＋V】 形式を選択して貼付（書式のみ貼付が可能）
- 【Ctrl＋Enter】 選択範囲において同じ値/式を入力
- 【Ctrl＋1】 セルの書式設定（「1」はテンキーではなくキーボード左上の「1」）
最後に
今回はExcelのデザインの基本的な考え方を紹介しました。「え、これだけ？」と思った人もいるかもしれません。たった、これだけのことをしっかりと意識するだけでも、Excelの作り方やわかりやすさは大きく変わってきます。ぜひ、意識してみて下さい。
記事を書いてみて思いましたが、Excelのテクニックは文字に落とすのが結構大変ですね（苦笑）。Excelのテクニックをより体系的かつ丁寧に学びたい方は、ぜひ私たちが制作した以下のコースを受講いただければと思います。また別の記事でお会いしましょう。（執筆： 福西宗吾、藤波由剛）
「BizObi（ビズオビ）」は「実務ができるようになる研修トレーニング」と「実務力を可視化する評価アセスメント」を法人向け・個人向けに提供するサービスです。現時点では、経営企画やM&Aを担当する人材の育成評価を扱っており、会計・財務モデリング・企業分析・バリュエーション（企業価値評価）のコンテンツを提供しています。 
